EU AI Act Artikel 4: Was Kanzleien jetzt zur Schulungspflicht wissen müssen

Das Durchführungsgesetz ist beschlossen – jetzt wird es ernst

Am 18. Februar 2026 hat das Bundeskabinett das Durchführungsgesetz zum EU AI Act beschlossen. Damit steht fest: Die europäische KI-Verordnung wird in Deutschland vollständig umgesetzt. Für Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberatungspraxen bedeutet das konkrete neue Pflichten – insbesondere durch Artikel 4 des AI Acts.

Dieser Artikel widmet sich einer oft unterschätzten Anforderung: der Schulungspflicht für alle Personen, die mit KI-Systemen arbeiten. Klingt harmlos? Ist es nicht. Denn die Pflicht betrifft praktisch jede moderne Kanzlei, die Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder spezialisierte Legal-Tech-Lösungen einsetzt.

Artikel 4: Die KI-Kompetenzpflicht im Detail

Der Wortlaut von Artikel 4 ist bewusst weit gefasst. Er verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dazu, sicherzustellen, dass ihr Personal über eine ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Das gilt ausdrücklich auch für Nutzer, die KI-Systeme im beruflichen Kontext einsetzen.

Für Kanzleien heißt das konkret:

• Alle Mitarbeiter, die KI-Tools nutzen (Anwälte, Fachangestellte, Sekretariat), müssen nachweislich geschult werden
• Die Schulung muss dokumentiert und bei Bedarf gegenüber Aufsichtsbehörden nachweisbar sein
• Der Umfang richtet sich nach dem Einsatzzweck und dem Risikoprofil der eingesetzten KI

Ein Rechtsanwalt, der Claude oder GPT für die Mandantenkorrespondenz nutzt, hat andere Schulungsanforderungen als ein Fachangestellter, der KI nur für interne Zusammenfassungen verwendet.

Warum das für Kanzleien besonders relevant ist

Kanzleien befinden sich in einer besonderen Situation. Sie sind:

1. Berater ihrer Mandanten zu KI-Compliance-Fragen
2. Selbst Nutzer von KI-Systemen im Arbeitsalltag
3. Verantwortlich für die Vertraulichkeit sensibler Mandantendaten

Wer Mandanten zum AI Act berät, sollte selbst compliant sein. Das ist nicht nur eine Frage der Glaubwürdigkeit, sondern auch der Haftung. Ein Anwalt, der KI falsch einsetzt und dadurch Mandanteninteressen schädigt, kann sich nicht auf Unwissenheit berufen – erst recht nicht nach Inkrafttreten der Schulungspflicht.

Die Fristen: Was gilt ab wann?

Der AI Act setzt gestaffelte Fristen:

Die Schulungspflicht nach Artikel 4 gilt also jetzt. Kanzleien, die noch keine Maßnahmen ergriffen haben, sollten das zeitnah nachholen.

Was muss eine Schulung beinhalten?

Der AI Act definiert keine starren Curricula. Stattdessen gilt ein risikobasierter Ansatz. Für Kanzleien empfehlen wir folgende Kernthemen:

Grundlagen

• Was ist KI? Wie funktionieren Large Language Models?
• Grenzen und Risiken: Halluzinationen, Bias, Vertraulichkeit
• Überblick über den AI Act und seine Anforderungen

Kanzleispezifisch

• Welche KI-Tools nutzt unsere Kanzlei?
• Welche Daten dürfen eingegeben werden (und welche nicht)?
• Wie prüfe ich KI-generierte Ergebnisse rechtlich?
• Dokumentationspflichten und Nachweisführung

Praktische Übungen

• Hands-on-Training mit den eingesetzten Tools
• Fallbeispiele: Wann darf ich KI nutzen, wann nicht?
• Eskalationswege bei Unsicherheiten

Dokumentation: So weisen Sie Compliance nach

Die Schulung allein reicht nicht – sie muss nachgewiesen werden können. Empfohlen wird:

1. Schulungsnachweis pro Mitarbeiter: Datum, Umfang, Themen, Unterschrift
2. Regelmäßige Auffrischung: Mind. jährlich oder bei neuen Tools
3. Zentrale Dokumentation: Idealerweise digital, mit Versionierung
4. Interne Richtlinie: Schriftliche Policy zum KI-Einsatz in der Kanzlei

Bei einer Prüfung durch die zuständige Aufsichtsbehörde (in Deutschland wird das voraussichtlich die Bundesnetzagentur koordinieren) sollten Sie diese Unterlagen griffbereit haben.

Der größte Fehler: Abwarten

Viele Kanzleien unterschätzen den Aufwand oder hoffen, dass die Regelungen nicht durchgesetzt werden. Das ist riskant aus mehreren Gründen:

• Bußgelder können empfindlich sein (bis zu 35 Mio. EUR oder 7% des Jahresumsatzes)
• Wettbewerbsnachteil: Mandanten fragen zunehmend nach KI-Compliance
• Haftungsrisiken: Fehlerhafte KI-Nutzung kann Schadensersatzansprüche begründen

Kanzleien, die jetzt proaktiv handeln, positionieren sich als kompetente Partner in einer zunehmend KI-geprägten Rechtslandschaft.

Praktische Umsetzung: Ein Fahrplan

Schritt 1: Bestandsaufnahme (1-2 Wochen)

• Welche KI-Tools werden in der Kanzlei genutzt?
• Wer nutzt sie, wie oft, wofür?
• Gibt es bereits Richtlinien oder Schulungen?

Schritt 2: Risikobewertung (1 Woche)

• Welche Risikokategorie haben die eingesetzten Tools?
• Welche Daten werden verarbeitet?
• Wo liegen die größten Compliance-Lücken?

Schritt 3: Schulungskonzept (2-3 Wochen)

• Inhalte definieren, ggf. externe Anbieter einbinden
• Format festlegen (Präsenz, Online, Hybrid)
• Zeitplan für alle Mitarbeiter erstellen

Schritt 4: Durchführung und Dokumentation (laufend)

• Schulungen durchführen
• Nachweise sammeln und archivieren
• Regelmäßige Updates einplanen

Fazit: Schulungspflicht als Chance begreifen

Der AI Act und insbesondere Artikel 4 mögen zunächst als weitere regulatorische Hürde erscheinen. Doch richtig verstanden, ist die Schulungspflicht eine Chance:

• Mitarbeiter arbeiten sicherer und effizienter mit KI
• Die Kanzlei positioniert sich als kompetenter Berater für Mandanten
• Haftungsrisiken werden minimiert
• Das Vertrauen von Mandanten in den verantwortungsvollen Umgang mit ihren Daten steigt

Kanzleien, die den AI Act ernst nehmen und proaktiv umsetzen, werden zu den Gewinnern der KI-Transformation im Rechtsmarkt gehören. Die Zeit zum Handeln ist jetzt.

Sie haben Fragen zur Umsetzung des AI Acts in Ihrer Kanzlei? Wir unterstützen Sie gerne bei der Entwicklung eines maßgeschneiderten Schulungskonzepts.